Databehandleravtale – utkast

Underleverandøroversikt – faktisk bruk og avklaringer

Netlify: nettsted, API og planlagte serverjobber. Forespørsler kan inneholde kundedata og tekniske metadata. DigitalOcean: database på administrert Droplet i Frankfurt (FRA1), med kundedata, vedlegg og krypterte postkasseopplysninger. Frankfurt er dokumentert for serveren, ikke for all behandling eller alle sikkerhetskopier.

Resend: systemmeldinger og kundesvar når organisasjonen velger tjenestens utgående sending. Mottakere, innhold og eventuelle vedlegg overføres ved sending. OpenAI: valgfritt svarforslag når organisasjonen har aktivert KI og brukeren ber om det. Utvalgt kundedialog og brukerens instruks overføres; interne notater og vedleggsinnhold legges ikke automatisk ved. API-kallet bruker store:false, men dette dokumenterer ikke null lagring hos leverandøren.

Google/Microsoft eller annen valgt e-postleverandør: kundens egen postkasse for mottak, sending og mapper. Avtaleforhold og behandlingsrolle må vurderes for kundens konto. Stripe brukes foreløpig bare i testmodus for abonnement; ingen reell belastning aktiveres av dette oppsettet.

Denne oversikten angir tjenestenavn og observerte roller. Juridisk avtalepart, inngått databehandleravtale og versjon, øvrige behandlingsland, lagringstider og eventuelt overføringsgrunnlag må knyttes til de faktiske leverandørkontoene før avtalen ferdigstilles. Offentlig tilgjengelige standardvilkår er ikke alene bevis på at en avtale er inngått.

1. Parter og dokumentstatus

Behandlingsansvarlig er kundens organisasjon, identifisert i arbeidsområdet. Databehandler er Waseem Mirza Consulting, med kontaktpunkt support@kundesaker.no. Organisasjonsnummer: 926 272 152. Forretningsadresse: v/Mishkaat Norge, Tøyengata 2, Grønland basar, 0190 Oslo, Norge.

Dette er et utkast til vilkår og behandlingsbeskrivelse. Det er ikke en inngått avtale eller en bekreftelse på at alle driftsforhold er ferdig dokumentert. Før avtaleinngåelse må partene fylle ut disse feltene, godkjenne vedleggene og dokumentere aksept og dato.

2. Oppdrag, formål og varighet

Oppdraget omfatter mottak, lagring, organisering og utsending av kundedialog, vedlegg, interne notater, oppgaver, telefonnotater, tildelinger og endringshistorikk i Kundesaker. Formålet er kundebehandling og oppfølging etter kundens instruks. Avtalen gjelder så lenge leverandøren behandler personopplysninger på kundens vegne.

Registrerte kan være kunder, potensielle kunder, kontaktpersoner og medarbeidere. Opplysningstyper kan være navn, e-postadresse, telefon, virksomhet, meldingsinnhold, vedlegg, tidsstempler og saksaktivitet. Særlige kategorier av opplysninger er ikke omfattet uten separat avtale og egnede tiltak.

3. Instrukser og fortrolighet

Foreslått vilkår: Databehandleren behandler opplysninger bare etter dokumenterte instrukser, inkludert instrukser om overføring, med mindre lov krever annen behandling. Kunden varsles om slike lovkrav når det er tillatt. Databehandleren varsler straks dersom en instruks etter vurderingen strider mot personvernreglene. Personer med tilgang skal være autorisert og underlagt fortrolighet.

4. Sikkerhet og bistand

Vedlegg A skal beskrive avtalte tekniske og organisatoriske tiltak: tilgangsstyring, kryptering, logging, sikkerhetskopiering, gjenoppretting, oppdateringer, hendelseshåndtering og kontroll av tiltakene. Driftsrutiner, ansvar og dokumenterte tester må vedlegges; produktegenskaper alene er ikke tilstrekkelig.

Foreslått vilkår: Databehandleren bistår kunden med registrertes rettigheter og, ut fra tilgjengelig informasjon og behandlingens art, sikkerhet, avvik, risikovurderinger og forhåndsdrøftinger. Kunden varsles uten ugrunnet opphold om brudd på personopplysningssikkerheten med tilgjengelig informasjon og løpende oppdateringer.

5. Underleverandører og overføring

Vedlegg B skal angi hver godkjente underdatabehandlers juridiske navn, oppgave, behandlingsland, relevante avtaler og eventuelt overføringsgrunnlag. Tjenester som må avklares er Netlify, DigitalOcean (database i Frankfurt, administrert av Waseem Mirza Consulting), Resend og valgfri bruk av OpenAI. Kundens egen e-postleverandør og Stripe sine roller må vurderes særskilt.

Foreslått vilkår: Nye underdatabehandlere krever avtalt godkjenning eller varsel og reell innsigelsesmulighet. Tilsvarende personvernforpliktelser skal gjelde underdatabehandleren. Overføring utenfor EØS krever gyldig grunnlag og nødvendige vurderinger og tilleggstiltak.

6. Avslutning, dokumentasjon og kontroll

Vedlegg C – tilbakelevering og sletting: Eieren kan eksportere kundedata, inkludert lagrede innkommende vedlegg og svarvedlegg, som JSONL. Etter utløpt prøveperiode eller avsluttet abonnement beregnes en eksportfrist på minst 30 dager. En daglig jobb behandler opptil 20 arbeidsområder som er klare for sletting; fristen er tidligste slettetidspunkt, ikke en garanti om sletting på sekundet. Aktive abonnementer med betalingsfeil slettes ikke automatisk. Plattformadministratorens arbeidsområde er unntatt og må håndteres særskilt. Kontoer som fortsatt tilhører andre arbeidsområder beholdes. En slettelogg med organisasjons-ID og tidspunkt beholdes uten fast automatisk utløp; frist må avtales. Filer som bare finnes hos e-postleverandøren må eksporteres derfra. Dokumentert Droplet-backup er ukentlig med fire synlige kopier og omtrent fire ukers planlagt levetid. Separat backupregion, utløpskontroll og sletting av manuelle eksport-/testkopier gjenstår. Opplysninger hos eksterne tjenester slettes ikke av databasejobben.

Foreslått vilkår: Ved avslutning returneres eller slettes personopplysningene etter kundens valg, og kopier slettes med mindre lov krever oppbevaring. Databehandleren gjør nødvendig informasjon tilgjengelig for å dokumentere etterlevelse og bidrar ved avtalte kontroller og inspeksjoner. Kontakt support@kundesaker.no for å ferdigstille avtalen.