Personvern i Kundesaker

Underleverandøroversikt – faktisk bruk og avklaringer

Netlify: nettsted, API og planlagte serverjobber. Forespørsler kan inneholde kundedata og tekniske metadata. DigitalOcean: database på administrert Droplet i Frankfurt (FRA1), med kundedata, vedlegg og krypterte postkasseopplysninger. Frankfurt er dokumentert for serveren, ikke for all behandling eller alle sikkerhetskopier.

Resend: systemmeldinger og kundesvar når organisasjonen velger tjenestens utgående sending. Mottakere, innhold og eventuelle vedlegg overføres ved sending. OpenAI: valgfritt svarforslag når organisasjonen har aktivert KI og brukeren ber om det. Utvalgt kundedialog og brukerens instruks overføres; interne notater og vedleggsinnhold legges ikke automatisk ved. API-kallet bruker store:false, men dette dokumenterer ikke null lagring hos leverandøren.

Google/Microsoft eller annen valgt e-postleverandør: kundens egen postkasse for mottak, sending og mapper. Avtaleforhold og behandlingsrolle må vurderes for kundens konto. Stripe brukes foreløpig bare i testmodus for abonnement; ingen reell belastning aktiveres av dette oppsettet.

Denne oversikten angir tjenestenavn og observerte roller. Juridisk avtalepart, inngått databehandleravtale og versjon, øvrige behandlingsland, lagringstider og eventuelt overføringsgrunnlag må knyttes til de faktiske leverandørkontoene før avtalen ferdigstilles. Offentlig tilgjengelige standardvilkår er ikke alene bevis på at en avtale er inngått.

Hvem behandler opplysningene?

Virksomheten som bruker Kundesaker, bestemmer formålet med behandlingen av sine kundesaker og er normalt behandlingsansvarlig for disse opplysningene. Kundesaker er tjenesten som behandler opplysningene på virksomhetens vegne. Leverandøren har et eget ansvar for administrasjon av brukerkontoer, kundeforhold, sikkerhet og fakturering.

Leverandøren er Waseem Mirza Consulting. Kontaktpunktet vårt er support@kundesaker.no. Organisasjonsnummer: 926 272 152. Forretningsadresse: v/Mishkaat Norge, Tøyengata 2, Grønland basar, 0190 Oslo, Norge. Foretaket er et enkeltpersonforetak.

Hva lagres og hvorfor?

For brukerkontoer lagres navn, e-postadresse, organisasjon, rolle, profilvalg, passordhash og innloggingsøkter. Dette brukes til pålogging, tilgangsstyring og personlige innstillinger.

Arbeidsområdet kan inneholde kontaktopplysninger, e-postinnhold og adresser, vedlegg, interne notater, oppgaver, telefonnotater, saksnummer, ansvarlige, status og endringshistorikk. Dette brukes for å samle dialog og følge opp henvendelser. Utkast, inkludert valgte vedlegg, lagres per bruker og samtale.

Tjenesten registrerer tekniske hendelser, synkroniseringsstatus og brukshendelser for feilsøking, sikkerhet og driftsoversikt. Ved abonnement behandles organisasjonens kunde- og abonnementsreferanser og betalingsstatus. Kortopplysninger håndteres i Stripe sin betalingsløsning når abonnement aktiveres.

Ved fakturabetaling behandles fakturaopplysningene eieren oppgir: firmanavn, organisasjonsnummer, fakturaadresse, e-postadresse for faktura, kontaktperson og eventuell referanse. De brukes til å utstede, sende og følge opp fakturaer, og sendes på e-post til leverandørens systemadministratorer og post@waseem.no. Eieren kan slå opp organisasjonsnummeret i Enhetsregisteret hos Brønnøysundregistrene for å fylle inn navn og adresse; da sendes bare organisasjonsnummeret. Fakturaer og bilag oppbevares i leverandørens regnskap etter bokføringsreglene.

Drift og kundeoppfølging

For å hjelpe kunder som står fast, registrerer vi tidspunkt for innlogging, siste aktive bruk per bruker og arbeidsområde, oppsettsteg, resultat av postkassetester, feil og gjenoppretting av e-posthenting, åpning av hjelpeartikler, klikk på kontaktlenken og visningsfeil. Aktiv bruk registreres ved en handling i en synlig nettleser, maksimalt én gang per fem minutter. Vi lagrer ikke hva du taster, skjermopptak, søkeord, e-postinnhold, passord eller tilgangstokens i denne loggen.

Systemeier har tilgang til kundeoppfølgingen. Detaljerte hendelser er tilgjengelige i 90 dager og fjernes deretter av en daglig jobb med opptil 10 000 hendelser per kjøring. Siste aktivitet og registrerte oppfølgingsdatoer beholdes så lenge arbeidsområdet finnes. Disse opplysningene inngår i arbeidsområdets eksport og slettes når arbeidsområdet slettes. Registreringen brukes til drift og veiledning, ikke annonsering.

Systemadministrator kan motta automatiske e-postvarsler om postkassefeil og daglige oppfølgingsbehov. Varslene inneholder organisasjonsnavn og faste statusbeskrivelser, ikke innhold fra kundesamtaler. Leveringsstatus lagres for å begrense gjentatte varsler. E-postkopier følger e-posttjenestens og mottakerens oppbevaring.

Formål og behandlingsgrunnlag

Administrasjon av en avtale med en fysisk person kan bygge på at behandlingen er nødvendig for avtalen. Kontaktpersoner hos bedriftskunder og nødvendig sikring av tjenesten må vurderes under leverandørens berettigede interesser. Lovpålagte regnskapsopplysninger behandles for å oppfylle rettslige plikter. Den konkrete interesseavveiningen og leverandørens oppbevaringsplan må dokumenteres før denne erklæringen ferdigstilles.

Virksomheten som bruker CRM-et, må selv velge og dokumentere grunnlag for opplysningene den legger inn. Ikke legg inn opplysninger som ikke trengs for saken. Løsningen er ikke særskilt tilrettelagt for helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger.

Hvem kan få tilgang?

Tilgang i appen avgrenses til organisasjonen og brukerens rolle. Netlify brukes til nettsted og serverfunksjoner. Databasen driftes hos DigitalOcean i Frankfurt, Tyskland, administrert av Waseem Mirza Consulting. Kundens valgte e-postleverandør mottar data gjennom IMAP og SMTP. Resend brukes når Kundesaker sin utgående tjeneste eller systemutsendinger benyttes.

Dersom organisasjonen aktiverer KI-forslag og en bruker ber om et forslag, kan den valgte kundedialogen sendes til OpenAI. Interne notater og filinnhold er ikke med i forespørselen om svarforslag. Forslaget sendes ikke til kunden før en bruker velger å sende svaret.

Stripe brukes ved betaling. Leverandøren må dokumentere gjeldende underleverandøravtaler, behandlingssteder og eventuelle overføringsgrunnlag utenfor EØS. Denne siden lover ikke at all behandling skjer i Norge eller EØS.

Tilkobling til Gmail og Google Workspace

Når du kobler til Gmail, gir du Kundesaker tilgang til postkassen gjennom Google. IMAP-/SMTP-koblingen ber om tilgangen https://mail.google.com/. Den brukes til å hente kundemeldinger fra valgt importdato, sende svar og konfigurerte saksbekreftelser, og synkronisere mapper/etiketter og spamstatus. Google-passordet ditt oppgis hos Google og lagres ikke av Kundesaker ved OAuth-tilkobling.

Kundesaker behandler meldingsinnhold, emner, avsender- og mottakeradresser, tidspunkt, meldingsreferanser, vedlegg og mappetilknytning for å samle kundedialogen. Tilgangstokens og fornyelsestokens krypteres på serveren slik at synkronisering kan fortsette. Importerte saker er tilgjengelige for autoriserte brukere i organisasjonen og behandles av driftsleverandørene beskrevet ovenfor.

Ved bruk av KI-forslag kan emne, tekst fra kundedialogen og veiledningen du skriver til KI-funksjonen sendes til OpenAI. Dette skjer når organisasjonen har aktivert funksjonen og du ber om et forslag. Interne notater og innholdet i vedlegg tas ikke med automatisk. Kontroller hva du skriver i veiledningsfeltet.

Du kan trekke tilbake Kundesakers tilgang under tredjepartstilkoblinger i Google-kontoen din. Da mister tjenesten tilgangen til postkassen og må kobles til på nytt for å synkronisere. Tilbakekalling sletter ikke allerede importerte saker. Be organisasjonens administrator eller support@kundesaker.no om hjelp med eksport og sletting; lagringstidene nedenfor gjelder også importerte Google-data.

Sikkerhet og lagringstid

Nettstedet bruker HTTPS. Innloggingspassord lagres som hasher, og postkassepassord krypteres på serveren. Tilgang til vedlegg kontrolleres mot organisasjonen. Gjenopprettingslenker gjelder i 30 minutter og kan brukes én gang. Endret passord via gjenoppretting avslutter eksisterende økter.

Etter utløpt prøveperiode eller avsluttet abonnement får eieren en eksportfrist på minst 30 dager, også når arbeidsområdet er låst. Etter fristen behandler en daglig slettejobb inntil 20 arbeidsområder per kjøring. Et løpende abonnement med betalingsfeil slettes ikke automatisk. Plattformadministratorens arbeidsområde håndteres særskilt. Brukerkontoer som tilhører andre arbeidsområder beholdes. En logg med organisasjons-ID og slettetidspunkt beholdes uten fast automatisk utløp; fristen må avklares. Dette sletter ikke opplysninger i eksterne leverandørers logger. Utkast kan forkastes av brukeren.

Dokumentert serverbackup hos DigitalOcean tas ukentlig. Kontrollbildet fra september 2026 viser fire Droplet-kopier med planlagt utløp etter omtrent fire uker. Dette dokumenterer ikke en separat automatisk databasebackup. Separate databaseeksporter og gjenoppretting er testet. Backupregion, utløp dersom jobben stopper og sletting av manuelle eksport-/testkopier må bekreftes før en bindende maksimal slettefrist kan oppgis. Regnskapsopplysninger håndteres separat der lov krever oppbevaring. Sletting i Kundesaker sletter ikke kundens opprinnelige postkasse.

Rettigheter og kontakt

Du kan be om innsyn, retting, sletting eller begrensning, og der vilkårene er oppfylt om dataportabilitet eller protestere mot behandling. Rettighetene er ikke absolutte. Gjelder forespørselen en kundesak, kontakt først virksomheten du har vært i dialog med. Gjelder den din Kundesaker-konto, kontakt support@kundesaker.no. Vi kan be om nødvendig bekreftelse på identiteten din.

Du kan klage til Datatilsynet. Ikke send passord, fulle postkasseeksporter eller unødvendige sensitive opplysninger i en supporthenvendelse.